Hoera! De implementatie van de nieuwe applicatie is klaar. Je hebt er veel tijd en moeite ingestoken en de techniek werkt perfect. Een half jaar later blijkt niemand in de organisatie met de nieuwe applicatie te werken en draagvlak ontbreekt. Als je vraagt waarom krijg je antwoorden als: ‘Ik heb geen idee hoe dat systeem werkt, het werkt niet logisch en is onduidelijk’ of ‘het systeem doet niet wat ik wil, ik snap er niks van. Ik vind het overzichtelijker en makkelijker op mijn eigen manier’. Herkenbaar? Hoe creëer je draagvlak tijdens een it-implementatie?

Het slagen van de implementatie van een nieuwe applicatie is niet alleen afhankelijk van techniek.

Hoe creëer je draagvlak en zorg je voor een geslaagde it-implementatie? Hieronder geef ik je vijf concrete tips.

1. Schep reële verwachtingen

In begin van het project is er vaak de grote verwachting, de ‘Stip op de horizon’. De verwachting van de nieuwe applicatie zijn groots, men verwacht dat de nieuwe applicatie veel bestaande problemen gaat oplossen. Deels is dat ook waar, je schaft immers geen nieuwe applicatie aan wanneer hier geen reden toe is.

De realiteit is vaak dat de eerste versie van een applicatie een goed startpunt is, op weg naar de beoogde verbetering.

Het door-ontwikkelen van een applicatie tot een punt waar deze optimaal aansluit voor elke gebruiker duurt vaak meerdere jaren, afhankelijk van beschikbare tijd en budget. Wees daar dan ook reëel in.

2. Betrek gebruikers in alle fases van het project

De applicatie is klaar; tijd voor het organiseren van gebruikerstrainingen. Alle collega’s gaan op training om te leren werken met het nieuwe systeem. Na een lange voorbereidingsfase ademt het projectteam ondertussen het wat en waarom van de nieuwe applicatie.

Het is een gemiste kans als je de gebruikers niet in deze voorbereidingsfase mee neemt.

Zij zijn immers degenen die straks met de applicatie gaan werken. Betrek hen dus ook al in eerdere fases van het project, bijvoorbeeld bij het maken van het functioneel ontwerp of het testen van de applicatie. Bijkomend voordeel is dat gebruikers hierdoor een beter begrip krijgen van de mogelijkheden en onmogelijkheden van de applicatie.

3. Zorg voor aanspreekpunten buiten de ict-afdeling

Voorkom dat de implementatie een ‘ict-feestje’ wordt. Als je gebruikers betrekt in de verschillende fases van het project heb je daar tijdens de implementatie profijt van. Door hun betrokkenheid in het dagelijks werkproces weten zij welke vragen tijdens de implementatie naar voren gaan komen en kunnen zij hun collega’s op weg helpen in het werken met de nieuwe applicatie.

4. Luister naar wat er in de organisatie speelt

Hoeveel je gebruikers tijdens het project ook betrekt, voor veel mensen gaan de nieuwe applicatie en nieuwe werkwijze pas na de implementatie echt ‘leven’. Blijf als projectteam na de implementatie dan ook niet in je projectkamer zitten. Zorg dat mensen weten waar ze terecht kunnen met vragen en dat je makkelijk te benaderen bent.

Plan bijvoorbeeld in dat iemand van het projectteam standaard één of meerdere dagdelen per week niet op de eigen werkplek werkt, maar op een wisselende plek in de organisatie.

5. Communiceer, ook als iets niet lukt

Dat het goed is duidelijk te blijven communiceren, daar hebben we allemaal wel eens van gehoord. De valkuil is echter dat we communiceren makkelijker vinden bij een positieve boodschap (‘het issue is opgelost’) als bij een negatieve boodschap (‘nee dat gaat helaas niet op korte termijn lukken’). Ook al is het minder leuk, wees toch ook in dat laatste eerlijk om teleurstellingen achteraf te voorkomen en probeer waar mogelijk te zorgen voor een aanvaardbaar alternatief.

Ik ben benieuwd naar jouw ervaring met de implementatie van een applicatie. Mis je nog iets of heb jij nog meer tips?

Meer lezen? Bekijk ook eens mijn andere blogs.